Integritetspolicy

Kanslio är ett administrativt stöd för idrottsföreningar: mejl, ärenden, kalender, utskick och medlemsuppgifter, med en AI-assistent som föreslår svar och tar fram underlag. Den här sidan beskriver vilka personuppgifter som behandlas, varför, var de lagras och hur länge, och vilka rättigheter du har.

Vem ansvarar för uppgifterna?

Föreningen är personuppgiftsansvarig för de uppgifter den lägger in eller tar emot i Kanslio: mejl, ärenden, medlemmar, lag och utskick. Kanslio behandlar dem för föreningens räkning som personuppgiftsbiträde, enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal.

För användarkonton (namn, mejladress, inloggning och inställningar) och för hur tjänsten används är Kanslio personuppgiftsansvarig.

Är du medlem, förälder eller annan som skrivit till en förening som använder Kanslio, vänd dig i första hand till föreningen. Den kan själv ta fram och radera dina uppgifter i Kanslio. Du kan också kontakta oss, så hjälper vi föreningen.

Vilka uppgifter behandlas?

• Kontouppgifter: namn, mejladress, roll i föreningen och inställningar.
• Mejl: avsändare, mottagare, ämne, innehåll och bilagor i de brevlådor föreningen kopplat till Kanslio.
• Ärenden och historik: vad som hänt i ett ärende, vem som gjorde det och när.
• Medlemmar och lag: namn och kontaktuppgifter som föreningen lagt in eller hämtat, i vissa fall om barn.
• Kalender och utskick: händelser, mottagarlistor och innehåll.
• Samtal med assistenten: frågor och svar i chatten.
• Tekniska uppgifter: inloggningar och de loggar som behövs för att driva och skydda tjänsten.

Varför?

Uppgifterna behandlas för att tillhandahålla tjänsten enligt avtalet med föreningen: ta emot och besvara mejl, hålla ordning på ärenden, skicka utskick och ge föreningen underlag. Kontouppgifter behandlas för att du ska kunna logga in och för att hålla tjänsten säker. Vi säljer aldrig uppgifter och använder dem inte för reklam.

AI

När assistenten föreslår ett svar eller sammanfattar ett ärende skickas det mejl eller ärende det gäller till vår AI-leverantör för bearbetning. Uppgifterna används inte för att träna leverantörens modeller. Mejl som rör hälsa eller ekonomisk utsatthet markeras, och för dem skrivs inget automatiskt förslag. Ett mejl skickas aldrig utan att en människa i föreningen godkänt det.

Underbiträden

Kanslio använder följande leverantörer för att driva tjänsten:

• Supabase: databas, inloggning och fillagring.
• Vercel: drift av applikationen.
• Anthropic: AI-förslag, klassificering och sammanfattningar.
• Microsoft: e-post och kalender (när föreningen kopplat Outlook) och taligenkänning.
• Google: e-post (när föreningen kopplat Gmail).
• Resend: utgående e-post när ingen egen brevlåda är kopplad.
• Fortnox och Visma: bokföring, bara om föreningen kopplat det.

Hur länge sparas uppgifterna?

• Mejlens innehåll: 12 månader efter att mejlet stängts. Statistiken finns kvar utan innehåll.
• Ärendehistorik och bilagor i ärenden: 24 månader efter att ärendet stängts.
• Skickade utskick: 24 månader.
• Samtal med assistenten: 30 dagar. Betyg på assistentens svar: 60 dagar.
• Inlärningsdata för skrivstil och klassificering: 90 dagar.
• Använda inbjudningar: 30 dagar.

Gallringen körs automatiskt varje natt. När en förening avslutar Kanslio raderas föreningen och allt som hör till den.

Var lagras uppgifterna?

Uppgifterna lagras inom EU. Om en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES sker det med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett beslut om adekvat skyddsnivå.

Säkerhet

All trafik är krypterad. Varje förenings uppgifter är avskilda från andras i databasen. Inloggningen kan skyddas med tvåstegsverifiering, inaktiva sessioner loggas ut automatiskt, och ändringar av konto, roller och brevlådor loggas i föreningens adminlogg.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig, att få felaktiga uppgifter rättade, att få dem raderade, att begränsa eller invända mot behandlingen, och att få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format. Föreningar kan själva ta fram registerutdrag, radera en persons uppgifter och exportera all sin data under Mitt Kanslio.

Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Föreningar som använder Kanslio omfattas av vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Vill ni ha ett undertecknat exemplar, kontakta oss på kansliet@kanslio.com.

Kontakt

Frågor om den här policyn eller om dina uppgifter: kansliet@kanslio.com.